Bagi sobat yang
kerja kantoran khususnya yang bekerja di depan komputer tentunya sudah setiap
hari kita disodori pekerjaan mengetik yang cukup banyak. File yang kita ketik
kemudian kita simpan dalam folder tertentu. Namun cara menyimpan hanya dengan save ke folder tertentu sudah efektif
dilakukan ? Apakah file yang kita simpan itu setelah beberapa bulan akan mudah
ditemukan lagi bila kita mencari ?Karena berbicara soal administrasi maka kita akan berkutat dengan manajemen
file dan data. Dimana data itu harus tersimpan di tempatnya dan mampu untuk
ditemukan bila sewaktu-waktu kita memerlukannya.
Sebenarnya banyak
kejadian yang sering terjadi saat menyimpan data penting kedalam komputer, dan
sulit untuk menemukannya.lagi kenapa demikian? Mungkin saja data yang kita
simpan kedalam komputer sudah habis dilahap virus atau bisa saja komputer yang
kita pakai sudah terserang virus kemudian error. Terus bagaimana cara menajemen
data atau file dengan aman?
Berikut ini cara yang dapat membantu dalam melakukan manajemen file/data di komputer
Ketahui
dulu Anda bekerja di kantor menggunakan komputer berbasis Operating System (OS)
apa.Apakah
itu Linux OS atau Windows OS. Kenapa ini sangatlah penting diperhatikan? Dengan mengetahui kita menggunakan OS apa maka
kita akan dapat mencari dan mengetahui fitur dan kelebihan yang ditawarkan OS
tersebut. Masing-masing OS mempunyai kelebihan masing-masing dalam manajemen
file. Contohnya :di Windows
7 OS kita ditawarkan dengan banyak fitur yang mempermudah kita dalam mencari
data yaitu fitur pencarian (search) yang sudah semakin canggih. Ketika kita
menggunakan Windows Explorer (program dari Windows untuk melihat dan mencari
file/data kita) di kotak pencarian pojok kanan atas, kita bisa mengetikkan apa
yang kita cara dan akan dengan cepat keluar apa yang sedang kita cari di folder
atau direktori tersebut.
Gunakan
ekstensi file yang sesuai. Sesuai di
sini maksudnya adalah bahwa file kita gunakan nantinya dapat digunakan di
komputer manapun baik di Linux OS maupun Windows OS. Contohnya :Jangan menggunakan file odt
karena itu hanya bisa dibuka di Open Office. Lebih baik gunakan file doc yang
dapat dibuka di Microsoft Office dan Open Office.
Buatlah
konsep penataan. Konsep
penataan ini dibutuhkan agar apa yang Anda kerjakan tidak keluar dari jalur.
Hal ini sangat berguna pada pengorganisasian file yang tergolong cukup besar.
Penamaan
folder dan file. Setiap
orang pasti mempunyai file musik (biasanya beresktensi mp3 atau wav) di
komputer mereka. Tahukah kalian
bahwa setiap orang lebih handal dalam mengatur file lagunya daripada file
kerjaannya ? Secara tidak sadar para pengguna komputer
mengelompokkan lagu mereka dengan baik di sebuah folder (berdasar negara : lagu indo, lagu
barat, ataupun lagu korea, dll, berdasar
genre : pop, rock, regae, classic, dll,berdasar penyanyi : Syahrini, Anang, Ashanti, Peterpan,
Rossa, Julia Perez, Dewa dll). Ataupun terkadang mereka mencampur dalam satu
folder yang mereka sukai dan kemudian memberikannya nama file yang jelas
seperti : Anang ft. Ashanti – Jodohku (nama penyanyi – judul lagu). Setelah
kita memberikan nama yang jelas usahakan berikan nama yang pendek. Walaupun
kita diperbolehkan untuk memberikan nama file yang panjang tapi ini kurang
efisien dan sulit dipahami. Gunakan
nama file yang singkat (misal 3 karakter huruf, Malang à Mlg,
Surabaya à Sby dst)
Penggolongan
file dalam folder : Mengapa
penggolongan file di dalam folder dirasa penting ? Bayangkan saja di dalam
folder banyak terdapat file beresktensi yang berbeda-beda pasti akan
menyulitkan kita dalam membaca filenya. Oleh karena itu sebaiknya dalam satu
folder itu berisi dengan file beresktensi yang sama. Di Windows OS akan ada
kelebihan ketika menyimpan file dalam ekstensi yang sama. Misalkan kita menyimpan file foto
dalam satu folder maka akan keluar tampilan view selain thumbnails, detail,
tiles, icon yaitu tampilan view filmstrip.
Gunakan
icon folder yang unik : Penggunaan
icon dimaksudkan untuk mempermudah kita dalam pencarian folder dalam file.
Standar icon folder biasanya berwarna kuning, bagaimana bila ganti sesuai
dengan isi folder itu. Misalkan folder
itu berisi dengan foto makan gunakanlah icon folder berupa potrait foto ataupun
figura, bila folder itu berisi file doc, xls, ppt, gunakan icon dokumen/berkas
untuk folder tersebut. (Keterangan
: tidak ada jaminan bahwa icon folder kita akan sama ketika kita membukanya di
OS yang berbeda).
Usahakan
gunakan file yang berkapasitas kecil : Penggunaan file berkapasitas kecil ini dimaksudkan agar hardisk kita tidak
cepat penuh hanya karena berisi file kerjaan kita. Contohnya : di kantor saya sering membuat file presentasi(biasanya menggunakan file berkestensi ppt,
pptx). Dalam pembuatan file presentasi tentunya kita sering memberikan
foto di dalamnya untuk memperindah tampilan presentasi kita. Namun hal tersebut
berefek pada kapasitas file yang cukup besar ketika kita menyimpannya dalam
ekstensi file ppt. Hal yang dapat
dilakukan untuk memperkecil file itu adalah dengan mengubahnya ke
esktensi file pptx karena ekstensi file ini lebih kecil dibanding esktensi file
ppt. Kemudian di pilihan save as ada menu compress picture. Kita dapat
melakukan pengkompresan gambar di dalam file presentasi tersebut agar
memperkecil kapasitas filenya.
Hindari
file ganda : File
ganda perlu dihindari agar ketika kita mencari file tersebut dengan fitur
search/pencarian hasilnya hanya akan keluar satu. Bila kita mencari dan
hasilnya ada banyak makan kita akan bingung menentukan file mana yang terakhir
dipakai. Solusinya adalah : gunakan
shortcut saja ke file itu bila di folder yang lain itu membutuhkan file yang
sama.
Pisahkan
antara file proses dan file yang telah selesai : Pemisahan ini dimaksudkan agar tidak terjadi file liar. Misalnya kita mencampurkan file
yang sudah selesai dan yang masih proses. Karena ada kesibukan pengerjaan file
yang lain, file yang telah selesai tadi dibiarkan saja di sana dan akhirnya
kita akan lupa bahwa file itu masih proses. Ketika file itu kita atau orang
lain cari pasti akan berpikir bahwa file tersebut telah selesai dikerjakan.Solusinya adalah : Kerjakan di
folder lain misalnya setelah selesai atau setiap seminggu misalnya kita pindah
file tadi itu ke dalam folder yang benar.
Backup
file : Hal terakhir yang terpenting
dari suatu pengorganisasian adalah backup file yang rutin. Kenapa hal ini harus dilakukan ? Alasannya
adalah untuk meminimalkan resiko kehilangan file ketika kita melakukan
penggantian nama atau pemindahan file yang gagal. Ketika pelakukan pemindahan
data saran saya adalah jangan melakukan cut namun gunakan copy (terutama pada file yang berukuran besar). Walaupun
cara ini dirasa kurang simple namun ini lebih meminimalkan resiko kehilangan
file dan tentunya jangan lupa untuk menghapus file yang telah kita copy di
folder yang sebelumnya agar file tidak ganda. Backup file dapat kita lakukan di
CD & DVD Blank ataupun di hardisk (baik eskternal ataupun internal). Itulah
mengapa saya menyarankan untuk memilih kapasitas file yang kecil agar ketika
melakukan backup data tidak terlalu memakan kapasitas yang cukup besar.
Sekian dulu penjelasan saya tentang cara manajemen file/data dengan aman di komputer, mungkin ada lagi yang ingin
ditambahkan , sekiranya berkomentarlah dengan baik jika ada yang perlu
ditambahkan. Terima kasih
0 Comments
